Ter o CNPJ inapto é uma situação que pode gerar sérios problemas para qualquer empresa. Esse status indica que a Receita Federal considerou que a empresa deixou de cumprir com obrigações fiscais e legais, como a entrega de declarações ou o pagamento de tributos, por dois anos consecutivos. Por esse motivo, o CNPJ da empresa é classificado como inapto, o que impede o seu funcionamento regular.
É fundamental entender as causas dessa inaptidão, como consultar a situação do CNPJ e os passos necessários para regularizá-lo. A regularização do CNPJ inapto é um processo que exige atenção, organização e o cumprimento de uma série de obrigações fiscais para garantir que a empresa volte a operar de forma legal.
Além disso, é importante conhecer as consequências de manter um CNPJ inapto e como evitar que essa situação se repita.
Por meio da consulta à Receita Federal e do envio das declarações pendentes, é possível reverter o status de inapto para ativo.
Índice – CNPJ inapto
O que significa ter um CNPJ inapto
Um CNPJ inapto significa que a empresa está com irregularidades fiscais, como a falta de entrega de documentos obrigatórios ou o fornecimento de informações incorretas, por dois anos consecutivos. A Receita Federal considera essa situação grave, uma vez que compromete a transparência fiscal da empresa e a sua regularidade perante os órgãos tributários.
A inaptidão do CNPJ é um alerta de que a empresa não está em conformidade com as suas obrigações fiscais, o que pode gerar problemas legais, como a impossibilidade de emitir notas fiscais e a exclusão de regimes tributários. Além disso, um CNPJ inapto pode impedir a participação em licitações e dificultar a obtenção de crédito.
Definição de CNPJ inapto segundo a Receita Federal
Segundo a Receita Federal, o CNPJ inapto é aquele que não cumpriu com suas obrigações acessórias, como a entrega de declarações fiscais, por dois anos consecutivos. Essa irregularidade é identificada quando a empresa deixa de enviar documentos importantes, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) ou a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
A Receita Federal considera que, após esse período de omissão, o CNPJ não pode ser considerado apto a operar. O status inapto é, portanto, uma medida preventiva para garantir que todas as empresas cumpram suas obrigações fiscais e mantenham sua situação regular.
Principais motivos que levam à inaptidão
Existem vários fatores que podem resultar na inaptidão de um CNPJ. O motivo mais comum é a omissão na entrega de documentos fiscais, como a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) ou a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Além disso, erros no preenchimento das declarações ou a entrega de dados incorretos também são causas recorrentes de inaptidão.
A inaptidão também pode ocorrer quando a empresa não cumpre com os prazos para a entrega de obrigações fiscais ou quando há falta de pagamentos de tributos, como o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou a Contribuição para o INSS.
Diferença entre CNPJ inapto, suspenso e baixado
O CNPJ inapto não deve ser confundido com outras classificações de situação cadastral. A principal diferença é que o CNPJ inapto ocorre devido à omissão de informações fiscais, enquanto o CNPJ suspenso é quando a empresa está com pendências relacionadas ao não cumprimento de obrigações, como o pagamento de tributos ou a entrega de declarações.
Já o CNPJ baixado é quando a empresa deixa de existir, seja por solicitação dos sócios ou por decisão da Receita Federal, e não pode ser reativada. A baixa é definitiva, ao contrário da inaptidão, que pode ser regularizada.
Leia também: Aperto no bolso? Caixa Tem oferece R$ 800 em crédito com solicitação rápida pelo celular
Como consultar a situação do CNPJ em 2025
Consultar a situação do CNPJ é o primeiro passo para entender o status da empresa e saber se o seu CNPJ está inapto. Esse processo pode ser realizado diretamente no site da Receita Federal (servicos.receitafederal.gov.br), de forma simples e rápida.
Consulta pelo site da Receita Federal
Para consultar o status do CNPJ, basta acessar o portal da Receita Federal e informar o número do CNPJ da empresa. A consulta oferece informações detalhadas sobre a situação cadastral da empresa, incluindo se está ativa, inapta, suspensa ou baixada.
A consulta é gratuita e pode ser realizada a qualquer momento, oferecendo uma visão clara sobre a regularidade da empresa perante os órgãos tributários. Caso a empresa esteja com o CNPJ inapto, o próximo passo é identificar quais obrigações fiscais estão pendentes e como regularizá-las.
Como interpretar o status cadastral
Ao realizar a consulta, o sistema da Receita Federal informará a situação cadastral do CNPJ. Se o status for “inapto”, isso indica que a empresa não está regularizada perante o fisco. É importante ler atentamente as informações fornecidas, pois elas indicarão o motivo da inaptidão, como a falta de entrega de declarações ou o pagamento de tributos.
Em casos de inaptidão, é fundamental agir rapidamente para regularizar a situação e evitar complicações legais que possam afetar a operação da empresa.
Códigos e mensagens comuns na consulta
Durante a consulta, a Receita Federal pode exibir códigos ou mensagens que indicam a situação do CNPJ. Por exemplo, o código “Apto” significa que a empresa está regularizada, enquanto “Inapto” indica que existem pendências fiscais. Além disso, a Receita pode fornecer mensagens específicas sobre quais documentos ou tributos precisam ser regularizados para reverter a inaptidão.
Como regularizar um CNPJ inapto passo a passo
Regularizar um CNPJ inapto é possível, mas exige que o empreendedor resolva todas as pendências fiscais e envie as declarações omitidas para a Receita Federal.
Levantamento de pendências fiscais e cadastrais
O primeiro passo para regularizar o CNPJ inapto é realizar o levantamento de todas as pendências fiscais. Isso pode ser feito através do portal e-CAC (cav.receita.fazenda.gov.br), da Receita Federal, onde será possível consultar quais documentos estão faltando ou foram entregues de forma incorreta. O empreendedor também pode consultar um contador para auxiliar nesse processo.
Como enviar declarações omitidas ou corrigir erros
Após identificar as pendências, o próximo passo é enviar as declarações faltantes ou corrigir os erros nas declarações já enviadas. O envio pode ser feito diretamente no portal da Receita Federal ou através do sistema e-CAC. Em alguns casos, pode ser necessário pagar multas por atraso na entrega das obrigações.
Prazos e procedimentos para a regularização completa
A regularização do CNPJ inapto pode levar alguns dias ou semanas, dependendo da complexidade das pendências. Após a entrega das declarações e o pagamento das multas, é necessário aguardar a confirmação da Receita Federal de que a situação do CNPJ foi regularizada.
Quais as consequências de manter um CNPJ inapto
Manter o CNPJ inapto pode resultar em várias consequências negativas para a empresa, tanto no âmbito fiscal quanto no operacional.
Impedimento para emitir notas fiscais
Um CNPJ inapto impede a empresa de emitir notas fiscais, o que dificulta a realização de transações comerciais formais. Isso pode prejudicar a relação com fornecedores e clientes, comprometendo o funcionamento do negócio.
Risco de multas e exclusão de regimes tributários
A inaptidão do CNPJ pode resultar na aplicação de multas e na exclusão de regimes tributários, como o Simples Nacional. Além disso, a empresa pode ser impedida de participar de licitações públicas e de obter financiamentos bancários.
Dificuldades em obter crédito e participar de licitações
Empresas com CNPJ inapto enfrentam dificuldades em obter crédito, uma vez que a inaptidão é um sinal de irregularidade fiscal. Além disso, a empresa pode ser excluída de processos licitatórios e perder oportunidades de crescimento.
Leia também: Dignidade menstrual 2025: veja quem tem direito ao kit gratuito
Como evitar que o CNPJ fique inapto novamente
Manter o CNPJ regularizado é essencial para o bom funcionamento da empresa. A seguir, são apresentadas algumas dicas para evitar que a empresa tenha o CNPJ inapto no futuro.
Manutenção das obrigações fiscais em dia
Uma das principais formas de evitar que o CNPJ fique inapto é manter as obrigações fiscais da empresa sempre em dia. Isso inclui o envio de declarações, o pagamento de tributos e a atualização de informações cadastrais.
Importância da contabilidade regular
Manter uma contabilidade regular é fundamental para garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente. Um contador pode ajudar a monitorar prazos e a garantir que a empresa esteja sempre regularizada.
Dicas para o microempreendedor evitar pendências
Para microempreendedores, é importante manter um bom controle financeiro e fiscal, utilizando sistemas de gestão para facilitar o envio de documentos e o cumprimento de obrigações.
